办公oa自动化（OA办公自动化管理）

本文目录

• OA办公自动化管理
• 办公自动化包括哪些内容
• OA办公自动化系统是什么意思
• 实施OA办公自动化过程中值得注意的问题
• OA办公自动化系统的优点有哪些
• oa办公自动化是什么

OA办公自动化管理

景鹰高速公路项目利用“景鹰高速公路项目管理系统”中的办公自动化子系统实现项目办、施工单位、监理单位等参建单位的办公自动化。

系统支持协同工作和移动办公，采用先进的技术和设计，把整个机构内部的数据资料，放入系统内进行处理与Internet完美结合，使整个系统突破内部网络，延伸到世界每个角落，本系统实现集中化管理，由系统管理员通过系统配置模块对整个系统进行方便、有效的设置和管理，每位用户通过个人助理模块保存个人独有的事务与他人进行信息交流。每个处室，每位用户根据各自的职能和权限，对各个模块操作使用的权限也不同。每位用户都有各自的账号，账号中保存着用户的名称和所属处室，以及用户自定义的密码，所以用户利用任何机器上网操作的界面都是相同的。

系统实现项目内部无纸化办公，使用对象是项目办、设计单位、监理单位、施工单位等的管理人员，使各部门集中在一个封闭的网络环境中进行信息交流。

1.首页

系统利用重要版块、滚动屏幕、业务信息标签页显示方式，方便用户进行最新信息的浏览、查询。

包括公文管理、固定资产、档案管理，办公申请、企业社区、行政办公、信息中心、公共信息、个人空间、人事管理、电子邮件、IM即时在线系统。目的是为了更好提高办公效率，减少办公费用，体现协同办公的优势，如图2-53。

图2-53 办公自动化首页

（1）通知公告。

将项目相关部门的通知、公告在首页上进行发布，以便于相关人员通过网络实时查看相关通知公告的信息。

（2）政务信息。

将项目相关政务信息在首页上进行公示。

2.行政办公

将项目相关部门及单位某阶段的工作重点在首页上进行公示。

日常行政办公中提供个人办公的辅助工具，包括电子邮件、待办事宜、日程安排、IM实时在线、修改密码等模块。

（1）电子邮件。用户可以与其他用户甚至是internet用户进行电子邮件交换，交换信息也不仅仅限于文本字符，还包括图形、动画等多媒体信息，以及各种文件和程序，如word文档、Excel表格等各式各样的信息。

（2）待办事宜。新建存放当日或近期要处理的相关工作任务，以便于随时查询。

（3）日程安排。用户可以给自己或下级安排下达计划，此处建立与每日待办事项、会议安排的连接，通过填写日程安排，可以有计划的安排每日工作事项，也便于协调会议和活动的时间安排。还可在自己的日历安排表上设置各种提示信息，这些提示信息可以是用户每周计划、每年纪念日或每天下班前的总结，并有闹钟设置，可以在特定的时间提醒用户。

（4）修改密码。给用户提供一个修改登陆口令的地方。

3.公共信息

公共信息是办公服务系统一个辅助模块，包括大事记、项目新闻简报、项目规章制度、公告板等信息。

（1）大事记是记录管理单位的一些重要信息；

（2）新闻简报是发布管理单位的最新的简报信息；

（3）公告板是项目办的重要公众信息和单位的公告，通知是单位对一些公共活动的通知，员工可以通过公告板了解单位最新公布的信息，了解单位的最新动态；

（4）规章制度是发布管理单位和项目办的各种规章制度，员工通过此信息可以了解管理单位和项目办的各种管理规范。

4.信息中心

信息中心主要是发布建设项目的工程信息，同时也是系统管理员对相关信息进行筛选处理、发布的重要模块。

（1）工程信息：是为更快速的了解工程进度及工程的相关事宜而设计，主要包括工程简报、项目进展及劳动竞赛等信息。通过此模块指挥部各职能部门员工可以了解到工程的进展情况，同时领导部门也可以及时协调各职能部门工作。

（2）信息筛选：系统管理员对相关信息进行发布确认、实时发布的处理中心。

5.公文管理

公文管理是办公系统的一个重要组成部分，主要有收文管理、发文管理两个子模块组成。用户通过该模块可以完成网上公文的起草、校核、批复、签发等业务流程处理，同时针对每一发文可以查看该文签发的流程。

（1）收文管理。

收文管理是一个处理本单位或外单位的正式来文的管理过程，其中包括来文登录、拟办、批办、办理、审核、签发、传阅、归档等任务。收文的基本流程为：收文登记→收文拟办→领导阅办→部门阅办、传阅→编号归档。

此模块由负责收文的人员在接收到对本单位或外单位的发文后，经过扫描等预处理过程，将来文的相关要素输入收文管理数据库，形成收文登记单（文件登记簿）和收文签，填写流水号、文件分类等内容，对文件登记簿可以打印出文件处理卡，办公室有权阅批文件的相关人员，可通过本应用系统快速阅批文件，从而实现企业内部文件的自动流转的快速阅批分送传阅，并形成批示、传阅记录。对有固定格式或有一定规律的属性项（来文字、主题词、流水号等），做到可选或自动生成。

涉密文件的处理功能：对具有“绝密”、“机密”、“秘密”密级的涉密文件和其他具有权限设置的文件，在系统中只能存放收文登记记录，不能存放文件的具体内容，其登记记录也只有具有相应权限的人员才能查看，所有未经授权的越权查看企图都将被系统记录下来以备查阅。

应具有按分类、来文字号、主题词、来文时间、流水号、文件标题、文件字查询的功能，可以通过此查询系统快速查找到需要的文件。

督办和催办：系统自动查找即将到期、已到期和逾期未办的文件，形成手工催办或发送寻呼/邮件进行自动催办。当用户登录时，提示他需要处理的文件。

以上是对通用收文管理流程的简单描述，在具体实施过程中，可以按类别进一步细化为党中央、国务院、国家各部委、政府机关和各下属机构、地方政府的来文件；各下属机构主要包括来自于各合作单位的文件。在办理过程中，可根据实际情况进行流转方向选择，支持多种流程的流转，对于每一个收文管理流程，都提供相应的收文查询。

（2）发文管理。

发文管理是用来实现企业内部文件的计算机全程自动化控制，达到发文计算机化，此应用可进行文件的输入、部门领导审稿、相关处室会签、办公室核稿、领导签发、办公室编号、打印等操作。通过本应用可以实现机关内部文件的自动流转、快速批阅和分送传阅。同时记录了各相关审稿、会签、核稿、签发人的修改情况、批示和各单位收文情况。具备领导签名和批阅手迹保留功能。

发文应用是用来实现企业内部文件，从文件的拟稿、批阅、签发、到文件最后的整理、归档的公文发文流程的全程计算机自动化控制，达到文件发文自动化。

此应用由企业内各部门负责起草文件的拟稿人将文件输入发文数据库，各部门领导核稿、相关部门会签、办公室审稿、企业领导签发、办公室编号打印，可通过本应用快速阅批文件，从而实现机关内部文件的自动流转和快速阅批、分送传阅。

此应用可记录各相关核稿、会签、审稿、签发人的修改情况；具备领导签名和公章加盖功能：可以通过扫描的方式将领导的手写体签名预先存储在系统中，并进行加密处理，以保证此签名的惟一性和安全性。当领导签发某一文件时，将此资料附加在文件上。

涉密文件的处理功能：（同收文管理）。

此应用具有按批阅状态、文件状态、文件标题、文件号、文件类别（如函件、通知等）对任意文件查询的功能，并提供全文检索功能，快速查找到需要阅批及分送的文件。

6.工作计划

工作计划是为方便个人及部门合理化、科学化工作而设计，主要包括个人工作计划、部门月工作计划、部门年工作计划。通过此模块可以提高各部门的工作效率。

7.企业社区

企业社区主要包括两方面的内容：企业文化建设、组织活动管理。

该模块主要是突出企业文化建设的过程、意义，如企业对外宣传展示、企业内部各项组织活动的计划、安排及实施情况，以及企业取得的各项成果等信息。

组织活动管理主要是对企业内部相关的党组织活动、团组织活动以及工会活动进行通知、查询。

8.人事管理

主要包括人事档案、工资管理、出差管理、人员外出四部分。

其中，人事档案主要针对项目编制人员进行管理，其中分为在岗人员、待岗人员两部分。出差管理模块可以将出差员工的出差时间、目的地、出差天数进行登记。工资管理是对项目员工的工资进行造册处理。人员外出主要是对员工外出进行登记。对于这些信息有权用户可以按部门、按姓名、按时间进行查询。

9.通讯录

主要包括公共通讯录、个人通讯录两部分。对项目指挥部员工相联系方式进行登记，可以按部门、按姓名、按单位、按所在地进行查询。

10.固定资产管理

主要包括单位资产登记、资产交付以及报废资产登记三部分。

11.办公审批比

办公审批主要是针对企业内部各职能部门办公用品网上使用的申请、审核、审批的一个过程，审批完成后，由办公室统一将一段时间内不同部门的办公需求一次性处理的一个过程，这样可以增强办公室管理的计划性和实施性。

12.档案管理

项目档案管理人员可通过该模块对项目档案进行电子化管理，包括个人电子档案、企业文档管理、机械设备电子文档等信息的管理。电子化的档案管理也是档案室标签页管理模式之一。

系统中对于项目建设前期、中期、后期所产生的各种档案资料按照江西省档案局要求进行电子化管理。

主要体现在：档案资料按类型分类、档案资料内容信息的维护、档案资料信息进行编目处理、对档案资料进行归档、统计、查询等日常维护，其中还包括各种声像档案资料的管理。

（1）档案资料编目、编码维护：建立档案资料编目，并根据用户需要，对档案资料编目进行增加、修改、删除等工作。用户也可根据需要细分档案资料编目信息。

（2）档案资料模板维护：建立和维护常用档案文件的模板。为用户的使用提供方便，减少档案录入的工作。

（3）档案资料分类：用户可按照自己的实际要求，自己维护档案资料的分类，根据实际需要进行适当的增加、删除、修改等操作。

（4）档案资料目录编制：提供将所有文件自动编制全引目录、专题目录、案卷目录、文件目录的功能。

（5）档案资料内容信息的整理录入：对档案资料进行整理，完成目录及对部分图纸文件的原件扫描储存等，根据档案资料的类型对各种档案资料进行分类整理，根据分类的结果进行相应的组卷工作。

（6）档案资料的归档：根据用户的设置，归档分为手工归档和自动归档两种方式，前者为登记原始资料信息，填写、制作各类资料报表，填写日志，打印报表及资料信息；后者为系统根据设定的时间段和归档的内容，系统自动生成归档后的档案资料内容目录。

（7）档案资料的查询：提供方便的档案资料查询功能，可根据用户设定的条件进行模糊查询、并提供方便的打印功能，可对案卷、文件进行方便的检索。提供全文检索功能。查询方式多样、速度快、无距离限制。

（8）档案资料查阅：主要用于用户查阅、利用相关资料，并对查阅情况进行登记处理。

该模块中的竣工资料整理指导建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等相关人员在工程进行的过程中，对相关的资料进行收集、整理同时进行编制，避免工程后期浪费大量的时间、人力、物力、财力来搜集相关资料来完成该项工作。主要包括对工程施工过程中的所有表格、数据进行电子化管理，及时归档（按省档案局要求）；对竣工文档进行全程、准确、完整的管理；提供信息检索、复杂检索、模糊检索、综合检索等强大的数据检索功能。

竣工资料整理主要是对以下文件、资料进行编制：

（1）经批准的可行性研究报告、初步设计、概算或调整概算、变更设计及开工报告等文件；

（2）历年的年度基本建设投资计划；

（3）经审核批复的历年年度基本建设财务决算；

（4）编制的施工图预算、承包合同、工程结算等有关资料；

（5）历年有关财产物资、统计、财务会计核算、劳动工资、审计及环境保护等有关资料；

（6）工程质量鉴定、检验等有关文件，工程监理有关资料；

（7）施工企业交工报告等有关技术经济资料；

（8）有关建设项目的附产品、简易投产、试运行、重载负荷试车等生产基本建设的财务资料；

（9）有关征地拆迁资料（协议）和土地使用权书面证明；

（10）其他有关的重要文件等。

13.会议管理

会议管理是行政管理的一个重要内容，利用会议管理可以发布、查询各种会议召开的时间、会议主题、会议记录、以及相关的主持人等信息。其中查询会议时可以查看所有会议内容，或者按召开会议部门、会议主持人、会议类型进行查询。

14.办公自动化管理的特点

（1）为项目办、设计单位、监理单位、施工单位等构建了一个信息交流的平台，可以交流施工方法、施工工艺、施工经验等。

（2）实现无纸化办公，提高工作效率，降低办公成本。各种通知、文件、函件以及各参建单位之间的往来文件通过OA办公自动化发布和传递，实现了参建单位之间的无纸化办公。不需要施工单位、监理单位等行程几十公里，甚至一、二百公里到项目办拿文件或报送文件，提高了工作效率，节约了交通费、打印费等办公费用，节省了时间。

（3）保留对公文的修改痕迹。在公文拟稿和核稿过程中，系统保留了对公文的修改痕迹，记录了修改人、修改时间、修改前内容、修改后内容等。

（4）支持电子签名、电子签章、文件套红。系统集成了电子印章、电子签名、文件套红等功能。在发文签发后可由综合处进行套红、成稿，并盖上电子印章。

电子印章是将所有单位的公章扫描形成图片存放于服务器的某一个目录下，各个公章可以设置单独的管理员，并由上传人设置访问密码，每次要盖章时可以通过名称自动获取服务器上对应的公章，获取时需要输入管理密码，方可盖上电子章，盖章后可设定电子公章不能移动、改变，并将自己的相关信息存入到公章的证书信息中，以防止其他人纂改。

办公自动化包括哪些内容

办公自动化:凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

办公自动化OA：利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化，英文缩写OA。实现办公自动化的系统（OA系统）是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统，其核心设备是电子计算机系统或OA工作站。OA系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节。

OA的核心即为ezOFFICE(easy office)，强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。

通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

OA办公自动化系统是什么意思

OA是什么？OA是Office Automation的简写，是指利用电脑进行全自动的办公，可以帮助企业实现电子化审批流程、规范流程、沟通协作、考勤等业务，实现无纸化办公。简单来说，OA系统是处理企业内部办公工作，帮助企业管理，提高企业办公效率和管理手段的系统。

OA系统是一个企业用来办公管理的软件。是一个用来管理日常的办公事务的一个系统，他能够管的内容有：日常的各种流程审批，新闻，通知，公告，文件信息，财务，人事，费用，资产，行政，项目，移动办公等等。它的作用就是通过软件的方式，方便管理，更加简单，更加扁平。更加高效，更加规范，能够提高整体的管理运营水平。

实施OA办公自动化过程中值得注意的问题

实施OA办公自动化过程中值得注意的问题

相信有很多人都不知道在OA办公自动化过程中有很多值得注意的问题大家都不知道吧？接下来让我为大家整理出来：

　　 1. 关注办公自动化内涵的变迁

　　办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

　　办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。 现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。

　　传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。

　　从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet(WEB)方式的办公自动化系统系统，都是企业数字神经系统的重要组成部分。 因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动内涵的发展变化，清楚认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。

　　2. 办公自动化应用范围的发展

　　一直以来，许多人对"办公自动化"的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。

　　随着企业对"办公自动化"理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。

　　因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意义。

　　3. 办公自动化对人员素质的要求的变化

　　不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也不同。从前的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用，懂得电脑的操作，懂得电脑打字。这些工作，由秘书或文员来完成就可以了。那时，由于技术的原因，学会电脑的操作(如DOS、WPS)，学会汉字输入，还真的要下点功夫，将许多人拒于办公自动化大门之外。 现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，是全员的办公自动化。这要求所有人员，上至领导，下至各级员工，都应能使用电脑，否则，办公自动化就无法进行。

　　庆幸的是，现代办公自动化系统的功能越来越先进，但使用起来却越来越简单。尤其是最先进的WEB方式的办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了。也不需担心汉字输入的问题，准确、快速的笔式、声音、扫描录入设备可帮上大忙。但是，容易学并不等于不用学，为了彻底保障办公自动化的成功实施，一定要把对全体员工计算机相关培训的工作列入办公自动化的实施计划中。

　　4. 办公自动化硬件发展

　　首先，象电话、传真机、复印机等，我们称之为办公设备，而不能称之为办公自动化系统。办公自动化系统，包括硬件和软件两部分。办公自动化硬件从横向，分下列几类：

　　《1》办公信息的输入、输出设备：如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等;

　　《2》信息处理设备：指各种个人计算机、工作站或服务器等;

　　《3》信息复制设备：指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等;

　　《4》信息传输设备：电话、传真机、计算机局域网、广域网等;

　　《5》信息存储设备：如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等;

　　《6》其他辅助设备：交通工作、空调、UPS、碎纸机、传呼设备等;

　　从纵向的发展来看，现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境，INTERNET、CHINANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的.办公自动化成为可能。 我们要注意一个问题：许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，会常使别人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。

　　5.办公自动化软件的发展

　　随着新技术、新产品的出现，办公自动化的软件也随之发展。我们可以将办公自动化软件分为工具及平台软件及系统级应用软件两大类，其中OA工具及平台软件包括：WPS文字处理软件、现在的Office97套装软件(含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook)、Lotus系统、WPS97、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、及MS Exchange的消息系统等。 同样，有些厂商，把某些办公自动化工具软件称为办公自动化系统，这是不够准确的。这些软件，作为办公自动化应用的平台或工具，解决个体的办公自动化是不成问题的，但要实现全员的信息的交流、交换，工作的协同，则还不够。还需办公自动化系统级应用软件。

　　从前，这种综合、大型的办公自动化软件系统，没有通用的产品，需要由办公自动化方案提供商，在确定的平台上，按用户的具体情况度身开发。而现在，市面上已经逐渐出现了通用的商品化办公自动化软件产品，用户只需要购买回来就可以着手实施了。节省大量的时间及开发资金，并避免开发风险。

　　6. 办公自动化软件的层次及发展

　　办公自动化系统可分为事务型、管理型和分析决策型三种不同的层次。

　　事务型的办公自动化系统，支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。

　　管理型的办公系统包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。

　　决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据的进行分析、评测等决策支持的功能。

　　有些人认为办公自动化"远水解决不了近渴"，认为办公自动化"说起来重要，做起来次要"都是由于对办公自动化的层次不理解所致。实际上，现在完全能做到事务性的业务工作自动化。对于大量的信息沟通交换及共享的需要来说，目前的办公自动化技术或产品也已成熟，完全能够满足这方面的需要，只差我们进一步的认识与实施应用了。管理信息系统与事务型办公自动化系统的集成目前也不成问题。随着数据仓库及WEB技术的发展，分析决策型系统的实用化阶段也将来临。

　　另外，无论是哪种形式的办公自动化系统，都应包含办公过程所必需的信息的沟通、交换、共享等基本功能，需要建设一个高可扩充型、高可靠性、高性能的网络通讯平台。因此，实施办公自动化，应当从建设一个高可扩充性的通讯网络平台着手，从最基本的事务处理层应用开始逐步实施。光有通讯网络的建设，而没有软件应用的配合，绝对是一种浪费。实施办公自动化有必要对其软硬件进行一个长期的规划，逐步实施。

　　7. 办公自动化成功实施因素的变化

　　最初的办公自动化虽只是办公自动化设备的使用，但它解决了人们办公的许多大问题，效果明显，而涉及、改动的东西少，容易被员工接受，除了资金的问题，谈不上需要领导特别的重视。现代的办公自动化系统，一方面，涉及面大，必须改变传统的工作模式。另一方面，如果办公自动化没有真正全面实施的话，就不会见到进一步的效果。这时候，办公自动化能否成功地实施，就与领导的决心、重视程度以及全体人员的协作有极大的关系。

　　现代的办公自动化，是一个系统工程，需要上层领导的重视(不能光说，而是要能做到的重视)，需要在组织机构上有所保证，需要落实所需的经费，需要进行相关计划的制订和执行。办公自动化的层次越高，工作模式的改变越大，触动的东西越多，越不容易实现，越需要领导在制度、人员等方面切实的支持。没有这些保障，就有可能出现传统的办公方式与办公自动化分离的现象，办公自动化只能是一句空话。举个例子：某实施办公自动化项目的单位为配合OA的实施，制定了一系列的规章制度，例如《关于OA公文管理系统文件处理规定的实施细则》、《关于取消纸质信息、部分纸质文件和文件归档的通知》等文件，从管理方面进一步有力推动了OA项目的实施进度。因此，现代的办公自动化的实施，不管办公自动化软硬件有多好的，离开了领导的重视，就是空话一句。

　　8. 办公自动化软件开发技术的发展

　　我们说，好的办公自动化软件不一定是用最新的技术来制作的，但先进的计算机技术一定会对我们更好地实现办公自动化产生帮助，在这些技术里，尤其以平台技术最为重要，下面我们将简单介绍以下办公自动化领域的平台技术的发展历史，相信会对我们了解并更好地实施办公自动化项目有所帮助。

　　最早期的办公自动化软件主要都是完成文件的输入及简单的管理，这个时期的主要平台是FoxPro、DBASE等数据库，其优点主要就是简单，操作简单，功能也简单。缺点同样也是简单，由于平台标准太简单导致我们无法可靠地实现非结构化文档的处理、联机备份、全文检索、容错技术、工作流这些重要的OA功能。这个时期主要的成就就是实现了文档的共享及简单的查询功能。

　　随着数据库技术的发展，客户/服务器结构的出现，使我们的OA系统进入了DBMS的阶段。原来困扰我们的联机备份、容错技术、联机查询等问题迎刃而解，但由于当时的数据库还是集中式处理的结构化数据库，所以非结构化文档的处理、全文检索、工作流等OA功能仍然无法很好地解决。这个时期主要的发展就是OA系统的功能和可靠性都有了很大的发展。

　　办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes 、Microsoft Exchange出现了以后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA功能，OA应用进入了实用化的阶段。

　　但随着管理水平的提高，Internet技术的出现。单单实现文档管理和流转已经不能满足我们的要求，我们的领导和员工希望能够获取更广泛的信息来源。 这个时候OA的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即我们所说的决策系统，同样Lotus Notes作为一个非结构化数据库已经越来不能满足我们的需要，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，WEB作为前台(三层次结构)的全新OA模式，这种模式下，我们可以将OA系统纳入由业务处理系统、财务系统等系统构成的单位整体系统内，使我们可以通过OA系统看到、分析得到更全面的信息。我们会将大量的业务数据，甚至是文档数据放回数据库内。随着COM、OLE、WEB等技术的应用，我们将可以通过各种不同的开发工具方便地获取所需的信息。

　　9. WEB方式的办公自动化系统的优点

　　目前办公自动化系统较成熟的模式是客户/服务器方式，而新一代的办公自动化系统则应是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能适应目前及未来的要求。

　　Internet/Intranet方式的办公自动化系统是基于WEB的办公自动化系统，其运作模式不同于C/S模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后再动行。这种方式的系统具有下列的好处：

　　对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。象其他基于WEB的应用系统一样，基于WEB的办公自动化系统也是通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问的，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户易于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的阻力来说，有相当重要的意义。系统安全、可靠、可扩展。10. 办公自动化软件开发方法的变化

　　传统的办公自动化应用软件的开发方法是这样的。如果某个用户需要实施办公自动化，那么他首先就必须经过立项、调研、设计、开发、调试、试用、实施、维护，一个漫长的过程，当然，最后还不一定都能成功。实际上，我们很少看见成功实施的案例，我们经常听到的，不是用户抱怨开发商几年都没有开发出一套完善的系统，就是开发商抱怨用户在开发前提不出明确需求，在开发途中频频改变需求。出现这种现象的根本原因，在于目前开发办公自动化系统的指导思想及开发方法，都是传统的方式，要求系统的需求在开发过程中以及开发后都要明确不变，否则就要进行大量、繁重的的维护、修改工作。这些维护、修改工作，使办公自动化系统的开发陷入"需求不断变化，软件不断修改，周期不断延长，效果难以预料"的"尴尬"局面。

　　传统的思想指导下开发OA系统，要以用户的需求明确不变为前提，但在当前机构改革、管理不断优化的客观条件下，几乎没有用户能确保其对办公的要求永远不变。因此，如果没有一种新的开发方法，办公自动化发展的缓慢进程将永远得不到改进。由于机构不断变化，管理流程不断优化，所以办公自动化软件必须能适应这些经常性的变化，而且这种适应性的调整不能靠修改程序来进行，必须将这种调整、适应控制对交到用户手中。

OA办公自动化系统的优点有哪些

OA办公自动化系统的优点有哪些

　　办公OA系统不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展，从而达到提升企业整体运营效率的目标!因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴。

　　一、OA的“显见”好处

　　OA办公管理系统，可以帮助中小企业建立一个统一、整合的办公管理平台，规范员工的日常工作习惯、提高执行力，让每位员工都可以成为管理者。真正做到“管理更高效，流程更统一，权责更分明。”

　　可实现异地办公，让公司所有的在异地的员工都感觉是在一个办公室办公。

　　提高工作效率，缩短工作时间。抛弃了原始的拿着纸张这个办公室跑，那个办公室跑的弊端。

　　为企业节省成本，不用去打印诸多的纸张，不仅是纸张节约，也节约了电、油墨。

　　企业的管理更加高效。

　　如上，仅仅是我们能够看到或感受层面的好处。

　　那么，站在管理视角，从组织流程优化的角度思索，还有哪些好处呢?

　　二、OA带来的管理上的“好处”：

　　建立内部的通信平台。

　　建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

　　建立信息发布的平台。

　　在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

　　实现工作流程的自动化。

　　变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

　　实现文档管理的自动化。

　　辅助办公。

　　它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

　　实现分布式办公。

　　变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

　　建立信息集成平台。

　　节省企业的办公费用支出。

　　将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

　　搭建知识管理平台。

　　系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

　　增强领导监控能力

　　强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

　　极大的提高了工作效率

　　OA办公系统能极大的提高工作。不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，不用拿着文件等着领导审批，因为这些都可以在随网上、手机上进行，大大的减少了办公成功，极大的提高了工作效率。

　　节省成本，提高企业竞争力

　　通过OA平台来办公，大大减少了办公程序和办公时间，同时还节省了纸张、笔等办公用品，所以为企业节省了时间成本和金钱成本。另一方面，OA办公平台方使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，为发挥员工智慧和积极性提供了舞台。所有的这都可以提高企业的竞争力。

　　基于OA有这么多的`“好处”，那么我们该如何对待和看待OA，也就是说，如何使用好OA，善用OA，落脚点为何?——OA终极目的：高效提升企业整体运营效率

　　三、OA终极目的：高效提升企业整体运营效率

　　1. 办公OA系统规范审批业务

　　办公OA系统全面规范企业基础管理流程，如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规范，来帮助企业实现制度的行为落地。

　　2. 办公OA系统提高业务审批效率‍

　　办公OA系统将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化，实现网络办公和移动办公;从而，全面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高

　　3. 办公OA系统实现高效协作和沟通

　　办公OA系统通过部署各种信息化的沟通工具，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等，帮助企业管理者和员工之间及时的做更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

　　4. 办公OA系统助力企业文化建设

　　通过办公OA系统可以搭建企业论坛、公司动态、单位新闻、活动通报、发展建议、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、员工天地、电子期刊、意见采集、销售快报、技术快报、产品改进等各种互动栏目，提高员工的主人翁意识、增强企业的凝聚力、倡导学习型文化、实现企业价值观和核心理念的宣贯、统一。

　　5.办公OA系统打造学习型组织

　　通过办公OA系统的知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新，实现群众智慧的激发、单位大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。

　　6.办公OA系统快捷的信息发布

　　通过办公OA系统模块中的通知、公告、论坛、问卷等工具，将经营中每天产生的大量信息，如奖罚通报、人事公告、组织调整、产品发布、政策新闻、制度变更、等分门别类的、及时性的传达给相关部门、相关员工。并且通过OA系统的消息引擎，实现人与系统之间的信息互动，及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒。

　　7.办公OA系统的计划管理

　　通过办公OA系统的计划管理模块，让员工把精力投放到重要事项中去，按照不定期计划、月计划、周计划、日程;月总结、不定期总结、月总结、周总结、日志等安排个人工作、管理下属工作、检查和考评下属工作。

　　8. 办公OA系统打造信息化门户和集成的平台

　　通过办公OA系统构建全员信息化的第一台阶。办公OA系统是其他系统进行集成的中心平台，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的推送、共享和调用。

oa办公自动化是什么

oa办公自动化是什么

　　OA办公自动化即是Office Automation的缩写，是指自动化办公或无纸化办公。其实OA办公自动化是一个动态的概念，即将公司内部的办公资源整合在一个平台上(包括：财务信息，行政停息，考勤管理，资源共享等)，来达到协同办公的目的，达到最大化利用公司的资源。所以OA现在生出一个新的名字——协同办公。

　　办公自动化系统特点

　　A：协同工作、节省资源

　　为员工提供个人事务多维度的统一处理平台，实现了对信息化组织高度集成和优化，个人和组织能够变得协调和敏捷，快速反应增强事务处理能力。把工作中高度关注的“人”或“事件”的信息有效关联起来，集中呈现和管理。友好的界面风格、强大易用的功能，全面整合个人工作，极大地提高了员工的工作效率,以前那些传统交流方式，浪费了大量的纸张，OA节约了这些。并支持多人协同事务处理，智能协调，轻松方便。

　　B：知识管理，共享平台

　　通过信息收集、筛选、沉淀、发布等手段将企业分散的知识片断，包括来自于各项业务的管理经验与知识，归集汇总，使企业的信息和知识快速传播和转移。每个人、每个部门都可以按照权限分门别类地管理各种信息(信息、文件、规范等)，充分解决了个人知识、公共知识、查询、共享的问题。帮助企业搭建一个对知识有效积累、共享、利用及管理的平台。

　　C：整合应用，更方便集中化管理和决策

　　可选择扩展功能应用插件无缝集成到标准产品中(财务，人力资源，生产制造等)，满足企业个性化需求。通过简单的参数配置，可将公司网站以及其他任何基于B/S 架构的系统集成在一起，消除企业信息和应用孤岛，使企业的资源最大化的利用。

　　D：设置灵活，易于维护

　　系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置，如组织架构、流程、岗位、人员及权限设置;工作流引擎提供了方便的流程定义工具，用户可以根据自己需要处理的各种实际工作，自定义流程、步骤、办理人等，在流转办理的过程中，帮助企业迅速定义适合自身实际情况的办公应用。操作简单、方便易用，减轻了系统管理员的工作负担，实现了高效管理。设置简单，在指导下，轻轻松松学会，用好。

　　办公自动化功能介绍

　　A：协同工作

　　提供企业员工多人协同事务处理平台，强大功能包括待办事项、工作计划、当前事务、任务管理、日程安排、工作日志、个人通讯录、内外部电子邮件等。通过协同事务处理平台，企业员工可以全面协同办理各项事务工作，合理利用公司各种资源，全面整合个人工作与集体事务，全面提升员工工作效率。

　　B：电子邮件

　　实现企业内部电子邮件的收发，是系统中使用最多，也是最重要的功能之一。包括收发邮件、转发邮件、回复邮件、撤回邮件、高级查询等，同时还提供了新邮件到达时的提示、重要邮件的收藏及对已发邮件的跟踪，做到邮件无漏发和收，对各种业务邮件，做到良好管理。

　　C：行政办公

　　以信息化手段管理日常行政活动，公开、及时、方便。有助于企业对各种资源进行有效管理，合理调控，符合企业实际采用的行政办公流程，极大地简化了行政事务的申办程序。涉及日常用品的入库与申请/领用、会议申请与会议室调度及会议室管理、图书借阅/归还过程的管理等。管理和领用过程，可能全部通过WEB实现，减少了资源的使用，提高了管理的效率。

　　D：知识及其它文档管理

　　通过信息收集、筛选、发布、沉淀等手段将企业分散的知识片断，包括来自于各项业务子系统的`管理经验与知识，归集汇总，使企业的信息和知识快速传播和转移。帮助企业搭建一个对知识有效积累、共享、利用、创新及管理的平台，避免隐性的知识无法传承和分享,对每一个岗位需要的资源，做到统一管理，方便培训和交流。

　　F：会议室管理

　　包含：会议室设置、会议室调度、会议室在线申请、会议室在线查看等功能。实现会议室在线申请、会议记录在线提交及会议反馈等，可根据实际需求对已申请会议进行调整，会议结束后，由相关人员起草会议纪要并提交审批，核定后的纪要可以向会议参与者发布，并可对会议室及会议类型的自定义设置及管理。会议管理涵盖了会议中的所有要素，实现了从会议准备到会议结束的整个会议过程的管理，整体提升了会议管理质量。

　　G：信息发布中心

　　支持企业根据实际情况定制企业需要发布的信息，比如企业新闻、通知公告、行业动态等等，通过权限设置，推送给相关的员工进行查阅;信息的发布有严格的审批权限控制，发布对象及信息有效期也可自由控制。

　　H：常用工具

　　I：手机短信提醒

　　J： 网络硬盘